Toplantı tutanakları, bu olayın tüm önemli kararlarını yansıtan bir belgedir. Hem anlam hem de tasarım açısından yanlış taslak hazırlanması, toplantıdaki katılımcılar tarafından tartışılmasına neden olabilir. Ayrıca, üretim toplantı tutanağında yanıltıcı bilgi içeriyorsa, yanlış yönetim kararları verme riski vardır. Doğru bir şekilde ayarlamak, bir dizi basit tavsiyeye yardımcı olacaktır.
Bu belgenin metni genellikle iki bölümden oluşur: giriş ve ana. Toplantının tutanakları (ilk yarısı) etkinliğin ana parametrelerinin bir açıklamasını içerir: konum, tam ad katılımcılar, başkan ve sekreter. Mevcut olanlardan birinin özel bir statüsü (davetli, uzman, gözlemci vb.) Olduğunda, bu da belgede belirtilmiştir. Toplantıya birçok kişi katılmışsa, toplantı tutanakları, belgenin ayrılmaz bir uygulaması olan ayrı bir sayfada onlar hakkında veri içerebilir. Giriş bölümü, ele alınan sorunların listesini içeren bir gündemle sona ermektedir. Bunları önemle düzenlemek istenir, ancak soru listesindeki yeri etkileyen başka faktörler olabilir. Örneğin, gündemin yapısı, konularının bir kısmının mantıksal ilişkisine veya etkinliğe katılan kişilerin istihdamına bağlı olabilir. Belgenin kendisi kuruluşun antetli kağıdında (birimi) yürütülür, toplantının ne zaman yapıldığı belirtilmelidir.
Ana bölümdeki toplantının tutanakları giriş kısmına uygun olmalıdır. Özellikle, eşyaları gündemdekiyle aynı sırada olmalıdır. Her bir gündem maddesi hakkında bilgi yakalayan bir metin oluşturma algoritması şu şekildedir: “dinledi”, “konuştu”, “karar verdi”. Protokolün bu bölümündeki ana kural, bir tür transkripti dönüştürmemesi gerektiğidir.
Özellikle, “dinlenen” alt maddesi, konuyla ilgili konuşmanın kim olduğunu, konuşmasının sonucu olarak önerilerini açıklamaktadır. Konuşmacılar için katılımcılar, ne önerdiklerini kimin söylediğini de belirtirler. Karar, toplantıya katılanların çoğunluğunun nihai konumunu belirler. Oylama ile kabul edilirse, kaç kişi için olduğu, kaçının karşı olduğu ve çekimserlerin sayısı belirtilecektir. Tartışılan konuların önemine bağlı olarak, tam adlar listelenebilir. şu ya da bu pozisyonu alan insanlar.
Toplantının protokolü sekreter tarafından hazırlanır, belgenin kendisi icra ve toplantı başkanı tarafından imzalanır. Derlenmesi için bilgi kaynağı el yazısı taslakları, ses kaydedici kullanılarak yapılan notlar, transkriptlerdir. Toplantı sırasında tespit edilen sorunların çözülmesi için toplantıya katılmayan bir üst düzey yetkilinin yetkisi gerekiyorsa, bu başkanın kararları için ek onay verilebilir. İmzalı ve kayıtlı protokol, hem tek bir belge olarak hem de soruların yalnızca bir kısmının geçerli olduğu yetkililer için alıntılar şeklinde gönderilebilir.
