Herkes protokol kelimesini bilir. Ofis çalışanları toplantılar sırasında bunu düzenli olarak duyarlar, polis memurları mesleki faaliyetlerinde kullanırlar ve devlet başkanları ve diplomatlar kendilerine dikte edilen kurallara uymaya zorlanırlar. Protokol nedir? Aşağıda bulacağız.
Protokol kavramının anlamı
Çok sayıda başka terim olarak, bu kelimenin birkaç anlamı vardır. Her şey, istenen kavramın uygulandığı faaliyet alanına bağlıdır. Bu nedenle, bir protokol hakkında konuşmanın geleneksel olduğu en yaygın durumları ele alacağız.
İş ortamından bahsediyorsak, protokol olayı açıklayan bir belgedir (toplantı, toplantı, yönetim kurulu, vb.).
Yukarıda da benzer bir belge hazırlayan polis hakkında daha önce bahsetmiştik. Bu durumda, bir suç veya suç olgusu ima edilir.
Uluslararası formatta protokol, hükümet yetkilileri ile diplomatik yetkililer arasındaki resmi toplantılarda uyulması gereken bir dizi kuraldır. Örneğin, devlet başkanları veya cumhurbaşkanı ziyareti arasında bir toplantı protokolü vardır.
Bununla birlikte, bu makalede iş protokolleri kavramına odaklanacağız.
Toplantı tutanakları
İş toplantıları, bir iş ortamındaki tüm süreçlerin ayrılmaz bir parçasıdır. Atanan zamanı dikkate alarak resmi olarak geçebilirler ve sadece ofis binasında. Gayri resmi iş tarihleri de çok popüler. İkinci durumda, konuşmanın protokol onayı olmadan yapabilirsiniz. Toplantı resmi ise, tüm kurallara uygun olarak yazılı olmalıdır.
Protokol bir sekreter veya bu yetkiye sahip başka bir kişi tarafından tutulur. Görüşmeye ayak uydurmak için toplantıda tartışılacak sorunların yaklaşık bir listesini bulmaya çalışın. Protokol bir iş etkinliğinin çok ayrıntılı bir açıklaması olduğundan, ses kaydedicinin varlığı, ayrıntıları kaçırmamak için gereksiz olmayacaktır.
Mevcut olan ve olmayanların isimleri kaydedilmelidir. Kendiniz için, toplantıya gelen herkesin yeri hakkında notlar alabilirsiniz, böylece belirli kelimelerin yazarlığı hatasız olarak belirtilebilir.
Her toplantının başında, konuların ele alınma sırası belirlenir, onu yazdığınızdan emin olun.
Toplantının bir oyu varsa, sonuçlarını belirtin (kaç kişi lehte oy verdi ve kaç kişi oy kullandı). Toplantıda az sayıda insan olması durumunda, tüm seçmenlerin adlarını ve soyadlarını not etme şansınız da var.
Protokolün yürütülmesini uzun bir kutuya koymayın, çünkü bu süre zarfında toplantının ayrıntılarını unutabilirsiniz.
Müzakere protokolü
Müzakereler, her iki taraf için büyük rol oynayan bir veya birkaç konuyu tartışmaları bakımından düzenli bir iş toplantısından farklıdır. Bu durumda, protokol konuşmanın tüm nüanslarını ve tarafların gereksinimlerini düzeltmek için bir fırsattır. Her zaman dikkate alınmayan konu ilk görüşmelerden hemen sonra çözülür, bu nedenle yöneticiler veya diğer çalışanların toplantı hakkında zamana ve tam bilgiye ihtiyacı vardır.
Müzakere protokolü, herhangi bir işletme belgesi ile aynı prensipte düzenlenir.
Açıklanan olayın tarihini, belge numarasını ve tam adını belirtmelidir. Aşağıda mutlaka katılımcıların listesini ve tartışma için ana konuları gösteren bir giriş yer almaktadır.
Ana bölümde, bilgi genellikle üç bölüme ayrılır: “Dinledi”, “Konuştu, ” “Kararlı.” Protokolün tam sürümünde, tüm konuşmacıların sözcükleri kelimesi kelimesine aktarılır.Ayrıca, bazı durumlarda, protokolden bir alıntı çoğaltılır ve bunun belirli bir kısmı çoğaltılır.
