Bir etkinlik, bir grup insanın katılımıyla planlanan ve düzenlenen bir toplantı anlamına gelir: tatil, iş toplantısı, spor etkinliği, çocuk partisi, reklam kampanyası, vb. Etkinliğe çok sayıda katılımcının katıldığı için, davet edilen herkesin yanı sıra davet edilenlerin güvenliğine de dikkat etmek son derece önemlidir. rahat olduklarını, hiç kimsenin sıkılmadığını, menü, sanatçıların performansı, toplantı odasının tasarımı vb.İle ilgili şikayetler yoktu. Hoş olmayan sürprizlerden kaçınmak için dikkatli olmanız gerekir. Ama hazırlamak için.
Etkinlik hazırlığı planlama ile başlar. Etkinliği önceden nasıl planlayacağınız konusunda endişelenmek daha iyidir. Önemli bir tarihe kadar ne kadar zaman kalırsa, şeyleri düşünmek, tartmak, hatalardan kaçınmak ve katılımcıların olumsuz geri bildirimleri için daha fazla fırsat. Planlar etkinliğin özelliklerine göre yapılır, ancak planlama için genel öneriler vardır.
Ne planlanmalı
Her şeyden önce, hedef. Hiçbir olay böyle yapılmaz. Şirket liderleri belirli sonuçlar elde etmek istiyorlar: bir kurum kültürünün oluşumu, piyasada malların tanıtımı, iş için platformların genişletilmesi, çalışanların toplanması, yıldönümü kutlaması (şirkete haklarının resmi olarak tanınması), vb.. Amaç ile birlikte etkinlik türü de belirlenir (büfe, piknik, su parkında tatil, vb.).
Planlamanın bir sonraki aşaması bütçedir. Organizatör ne kadar çok çalışırsa çalışsın, bütçe buna izin vermezse tüm yaratıcı fikirleri gerçekleştirmek mümkün olmayacaktır. Bu nedenle, bir eylem planının nasıl hazırlanacağına karar vermeden önce, finansman konusunda karar vermeniz gerekir.
Aşağıdaki maddeler dikkate alınır:
- misafir sayısı ve cinsiyeti (menü yapmak için gerekli, içecek seçimi);
- etkinliğin yeri;
- tasarım ve teknik ekipman;
- ulaşım (olay uzaktaysa);
- fotoğraf ve video çekimi;
- ev sahibinin davetiyesi, sanatçılar;
- ödüller ve hediyeler;
- Etkinliğin medyada yer alması (gerekirse).
anketler
Yukarıdaki sorunları açıkladıktan sonra davetliler için anketler derlemeye başlayabilirsiniz. Böylece misafirlerin isteklerini dikkate almak daha kolay olacaktır. Anket sonuçlarına göre, plan ve tahminde ayarlamalar yapmanız gerekebilir. Yaklaşık bir soru listesi sunuyoruz:
- Etkinliğe katılmayı planlıyor musunuz?
- Etkinliğe katılmayı planlamıyorsanız, hangi nedenle?
- Etkinliği nasıl buldunuz?
- Etkinliğe katılım kaydı nasıldı (çok basit, basit, sorunsuz, küçük zorluklarla, herhangi bir zorlukla)?
- Menüde herhangi bir dilek var mı?
- Etkinliğe katılımınız için kim ödeme yapacak?
- Hangi konular, tartışma soruları ile ilgileniyorsunuz?
- Etkinlikle ilgili sorularınız mı var, hangileri?
- Etkinliğin ev sahibi için hangi sorularınız var? Hangileri?
- Etkinlik (adres, e-posta, telefon) hakkında nasıl bilgi almak istersiniz?
- Diğer.
Sorular, etkinliğin türüne ve içeriğine göre ayarlanır. Ana şey, organizatörün ilgilendiği tüm cevapları alması için bir anket hazırlamaktır. Bu, her türlü yanlış anlamadan kaçınmak için bir eylem planının nasıl hazırlanacağını belirlemeye yardımcı olacaktır. Böylece, ziyafet sırasında Müslüman iş ortakları domuz eti dokunmaz (yani menü tavuk, hindi yemekleri içermelidir) ve önde gelen kurumsal partinin şakaları birine saçma görünebilir. Tabii ki, anket anonim olmalıdır.
Bilgi toplandıktan sonra, çalışan doğrudan planın hazırlanmasına devam eder.
Bir etkinlik nasıl planlanır: bir örnek
Plan formu GOST R 6.30-2003 “Birleşik dokümantasyon sistemleri uyarınca geliştirilmiştir. Birleştirilmiş kurumsal ve idari dokümantasyon sistemi. Evrak işleri için gereklilikler. " Geleneksel olarak plan, olayın hazırlanması ve yürütülmesi için çalışma türlerini, son tarihleri ve sorumluları listeler. Belgenin başında kuruluşun adı ve onay için belgenin türü, belgenin hazırlanma tarihi, numarası ve yeri, onay damgası belirtilir. Mali belgeleri, onay belgelerini ve belgeyi tanıma işlemlerini ayrı ayrı düzenleyin. Şematik bir bakışta, şuna benzer:
|
Onaylıyorum --------------- --------------- (şirket başkanının pozisyonu) ------------------------------------- (Tam ad) (İmza) |
|||
|
Hazırlık ve davranış için Eylem Planı -------------------------------------------------- ---- (etkinlik adı) |
|||
|
Tarihler: mekan: Etkinliğin amacı: |
|||
| sayı | İş türleri | dönem | sorumlu |
| 1. | Organizasyon komitesinin oluşturulması | 2014/12/15 | Tam ad |
| 2. | Kültürel bir program hazırlamak | 2014/12/15 | Tam ad |
| 3. | … | ||
Plan ayrıca “sonuçlar” ve “notlar” sütunlarını içerebilir.
Hazırlanan plan şirket yönetimi ile görüşülür, onaylanır ve çalışanlara iletilir. Sorumlu kişiler imzalarını tanıma sayfasına koyarlar ve planın bir kopyasını alırlar. Bundan sonra, soru: “Bir eylem planı nasıl hazırlanır?” kapalı sayılır.
Kural olarak, etkinlikler yılda birkaç kez yapılır, bu nedenle bir etkinlik yöneticisi veya başka bir uzman yıllık bir eylem planı hazırlamalıdır. Yıl için bir eylem planı nasıl hazırlanır?
Yıllık plan
Yıllık planın hazırlanmasına devam etmeden önce, şirketin geçen yılki faaliyetlerini analiz etmeniz gerekir. Analitik çalışmanın sonuçlarına dayanarak, içeriği önümüzdeki 12 ay için hedefler belirleyecek bir rapor derlenir. Yeni takvim yılında düzenlenen etkinlikler tam olarak bu hedeflere ulaşmayı hedefleyecektir.
Etkinlikler aya göre planlanmaktadır. Her ay kaç etkinlik yapılacağı - şirket karar verir. Her şey hedeflere ve acil sorunlara bağlıdır. Bir kerelik, periyodik ve devam eden faaliyetler öngörülmektedir. Bir defalık etkinlikler arasında özellikle yabancı bir şirketten ekipman satın alınması yer alır. Mevcut olay da bir kez yapılır, ancak daha uzun zaman alır. Periyodik olaylar belirli bir zaman aralığında tekrarlanır. Bu personel gelişimi (konferanslar, seminerler, web seminerleri), projelerin geliştirilmesi ve uygulanması, kurumsal etkinlikler ve daha fazlası olabilir. Etkinliğin fizibilitesi, konusu ve zamanlaması konusunda tüm olaylar birbirleriyle mantıksal olarak tutarlı olmalıdır.
Yıllık plan formu
Yıllık plan, genel çalışma planı veya zaman çizelgesi şeklinde düzenlenir. Bazen her iki seçenek de uygundur (örneğin, sanatçılar farklı kuruluşlarda çalışıyorsa). Bu tür planları daha ayrıntılı olarak ele alalım.
Genel yıllık planda seri numarası, etkinliğin adı, son teslim tarihleri, sonuçlar, yöneticiler ve bir not not edilir. “Sonuç” bölümü, uzmanların faaliyetlerinin ürününü gösterir: bir süreç veya mekanizma şeması, tamamlanmış bir proje, bir rapor, bir belge paketi vb.
| sayı | Etkinliğin adı | sonuçlar | dönem | sanatçılar | notlar | ||||
| başlangıcı | son | Ltd | JSC | UAB | |||||
| 1. | Uluslararası konferans | Bildiri Özetleri Koleksiyonu | 15, 01 | 17.01 | Tam ad | Tam ad | Tam ad | Uzman üniversitelerin öğrencileri dahil | |
| 2. | Yeni bir peynir çeşidinin tanıtımı | Yeni bir peynir çeşidinin sunumu hakkında rapor | 16.02 | 17.02 | Tam ad | Tam ad | Tam ad | İşletmelerin teknoloji uzmanları işin içinde | |
| 3. | … | ||||||||
Bir zaman çizelgesi derlenirken, etkinlikler her ay için belirtilir. Etkinliğin adı ile ay arasındaki kavşak boyanır. Bir belge şöyle görünebilir:
| sayı | Etkinliğin adı | sonuçlar | sanatçılar | 2014 yıl | notlar | ||
| Ocak | Şubat | Mart | |||||
| 1. | Uluslararası konferans | Bildiri Özetleri Koleksiyonu |
Ltd JSC UAB |
||||
| 1.1. | Haber bülteni hazırlama | Bilgi mektubu | Ofis yöneticisi | ||||
| 2. | Yeni bir peynir çeşidinin tanıtımı | Yeni bir peynir çeşidinin sunumu hakkında rapor | |||||
| 2.1. | Broşürlerin hazırlanması | broşür | Pazarlama departmanı | ||||
Yıllık plana ek olarak, önlemler, raporlama ve kontrol formları ile ekler için bir gerekçe geliştirilmektedir. Uygulamalar şunları içerir:
- finansal kayıtlar;
- iletişim planı, diğer etkinlik desteği;
- risk analizi.
Yukarıdaki planların tümü yetişkinler içindir. Ancak çocuklarla çeşitli etkinlikler düzenlenmektedir. Erkekler için plan yapma kalıpları hemen hemen aynıdır, ancak bazı özellikler vardır.
Çocuklar için bir eylem planı nasıl yapılır
Genç vatandaşlar için olay, öncelikle eğitim ve (veya) sağlığı geliştiren yönelim olan yetişkinlerden farklıdır. Sorumlu öğretmenler, psikologlar, eğlenceler, kütüphaneciler, sağlık kamplarındaki danışmanlar ve çocuklarla çalışan diğer uzmanlardır. Etkinliğin ayrıntıları çocukların yaşına ve belirlenen görevlere bağlıdır. Okul öncesi, okul, kütüphane ve dinlenme kampında etkinlik planlamanın özelliklerini düşünün.
okul öncesi
Anaokulu faaliyetleri yıllık planın bir parçasıdır. Sağlananlar:
- matinler (tematik ve tatil tarihleri);
- spor tatilleri;
- sağlık günleri ve haftaları (çeşitli aktiviteleri içerir);
- veli toplantıları vb.
Bu faaliyetlerin her biri için, yönetici tarafından onaylanan ve vekili ile kararlaştırılan bir plan veya senaryo hazırlanır. Olayın adını, amacını, görevlerini, olayın zamanını ve yerini, ekipmanını, envanterini, olayın gidişatını (senaryoda) ve sorumluları belirtin. Sağlık Günü için bir eylem planı tasarlama örneği:
|
Kabul ediyorum: başkanı --------------- (Tam ad) "____" ______________ 2014 |
|||
|
anlaşılan: OIA Başkan Yardımcısı ------------------------------ (tam ad) "____" ______________ 2014 |
|||
| Sağlık Günü Eylem Planı (tarih) | |||
| Zaman ve yer | Etkinlik Adı | Grup | sorumlu |
|
8.00 - 8.30 Spor alanı |
Sabah jimnastiği | Tüm gruplar | Grup eğitimcileri |
|
10.00 -10.30 Spor salonu |
Bayrak yarışı | Üst düzey grup | Beden eğitimi eğitmeni, grup eğitmeni |
| … | |||
|
15.00 - 15.20 yüzme havuzu |
Spor eğlencesi "Neptün bize geldi" | Orta grup | Yüzme eğitmeni, hemşire, grup eğitmeni |
| Gün boyunca | Sağlık Günü'nden fotoğraf raporu | Tüm gruplar | Grup öğretmenleri, yardımcı öğretmenler |
Olayın özelliklerine bağlı olarak, beklenen sonuçlar belirtilebilir (öğrencilerin insidansında azalma, çocuklarda sağlıklı bir yaşam tarzı hakkında fikir oluşumu, ebeveynlerin pedagojik kültürünün düzeyinde bir artış, vb.).
Okul öncesi çocuklar için etkinliğin senaryosu oyunlar, masallara dayalı performanslar, sihir hileleri, cazibe merkezleridir. Tatilin ilginç, eğlenceli, canlı ve en önemlisi - çocuklar için yararlı olması önemlidir.
okul
Öğrencilere yönelik etkinlikler, öğretim yılı boyunca ve tatil günlerinde planlanmaktadır. Eylem planları baş öğretmen, sınıf öğretmeni, beden eğitimi öğretmeni, düzenleyen öğretmen ve psikolog tarafından derlenmektedir. Öğretmenler tarafından hazırlanan planlar baş öğretmen tarafından kontrol edilir ve onaylanır. Etkinliğin amaç ve hedefleri öngörülüyor, beklenen sonuçlar, sorumlular görevlendiriliyor. Plan yaparken, çocukların yaşı, ilgi alanları, sınıftaki problemler (akademik performans, davranış, takımdaki ilişkiler vb.) Ve objektif faktörler (sezon, yerleşim türü, arazi, iklim vb.) Dikkate alınır, unutulmaz tarihler. Bu doğrultuda “Şövalyeler ve Prensesler”, “Müzikal Tiyatro ile Tanışma”, “Yaz Tatili”, “Vatan İçin Savaştı” ve diğer konularla ilgili etkinlikler düzenlenmektedir. Önemli olan, çocukların ilgilenmesi gerektiğidir. Öğrencilerin kendileri de etkinliğin hazırlanmasında ve planlanmasında yer alırlar. Eylem planı nasıl yapılır? Numune tabloda sunulmuştur.
|
Onaylıyorum Genel Müdür No. --------------------------- (tam ad) |
||||
| Sonbahar tatil eğitim planı | ||||
| sayı | tedbir | tarih | sınıf | zaman |
| 1. | Müzikal Komedi Tiyatrosu Ziyareti | 2013/10/28 | 11 | 16:00 |
| 2. | Bir Kitabı Tedavi Operasyonu | 2013/10/29 | 5-6 | 12.00 |
| 3. | … | |||
Çocuk kütüphanesi
Kütüphane personeli çocukların daha fazla okumasını ve kitapları sevmesini sağlar. Bu amaçla edebiyat akşamları, kısa sınavlar, müzayedeler vb. Düzenlenir Kütüphanede bir eylem planı nasıl hazırlanır? Bu çalışma birkaç aşamada gerçekleştirilir. Etkinliğin teması seçilir, amacı ve yaş hedeflemesi belirlenir. Katılımcıların yaşına göre edebi eserler seçilir, bir senaryo hazırlanır.
Kütüphaneciler reklamları unutmazlar: posterler, broşürler, davetiyeler yapılır. Önemli bir nokta, açıklayıcı materyalin hazırlanmasıdır. Etkinliğin kendisi medyada kaydedilir, analiz edilir ve tanıtılır. Plan formu şöyle olabilir:
| sayı | Etkinlik Formu | Etkinlik Adı | Seyirci | Tarihler |
| 1. | geçit alayı | Sevgililer Günü | Lise öğrencileri | 14.02 |
| 2. | Soru ve Yanıt Evening | "Kim daha çok hikaye biliyor?" | Okul öncesi ve ilkokul öğrencileri | 18.03 |
| 3. | … |
